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About the job
In unserem Headoffice in München besetzen wir folgende Position
Office Coordinator (m/w/d).
Anstellungsart: Teilzeit (30 Stunden/ Woche)
Als Office Coordinator (m/w/d) spielen Sie eine zentrale Rolle im Tagesgeschäft unseres Headoffices und tragen wesentlich zu einem reibungslosen Ablauf und einer positiven Arbeitsatmosphäre bei.
Job responsibilities
Ihre Aufgaben:
Empfang und Office Management:
• Professioneller Empfang und Betreuung von Besuchern
• Bedienung und Organisation der Telefonzentrale
• Sortierung und Verteilung der Post sowie Versand und Handling von Kurierdiensten
• Ansprechpartner/in für Gebäudemanagement, Hausmeister und Büroreinigungsfirma
• Verwaltung von Büromaterial und Konferenzgetränken sowie Pflege der Büro-Küche
• Organisation von Bestellungen, z. B. Druckmaterialien für Stores und Headoffice
• Vorbereitung und Versand von Geburtstagskarten, Geschenkgutscheinen und Blumenarrangements für Mitarbeiter/innen
Reiseplanung und Unterstützung:
• Organisation und Buchung von Reisen (Flüge, Züge, Hotels) für Headoffice- und Store-Mitarbeiter/innen sowie für Kunden und Gäste bei Events
• Unterstützung bei Konferenzen und Trainings (Catering, Materialbereitstellung, Reservierungen)
• Überprüfung und Kontierung von Reise- und Hotelrechnungen
• Überwachung und Pflege der Reisebuchungen
Allgemeine Unterstützung:
• Unterstützung bei der Interim- Wohnungssuche für Management-Mitarbeiter/innen
• Organisation kleiner interner Events zur Förderung des Wohlbefindens der Headoffice-Mitarbeiter/innen
Profile
Ihr Profil:
Ausbildung/Erfahrung:
• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Fremdsprachenkorrespondent/in, Hotelfachfrau/-mann)
• Mindestens 2–3 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position
Sprachkenntnisse:
• Exzellente Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Französischkenntnisse sind von Vorteil
Fachliche und persönliche Kompetenzen:
• Ausgeprägte Kunden- und Serviceorientierung
• Selbstständige, lösungsorientierte und organisierte Arbeitsweise
• Sehr gute MS Office Kenntnisse und Erfahrung mit Reisebuchungen
• Teamgeist, Kommunikationsstärke und ein gepflegtes Erscheinungsbild
• Freundliche Telefonstimme und hohes Maß an Kollegialität
Additional information
Unser Angebot:
• Eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem weltweit renommierten Unternehmen
• Ein dynamisches und inspirierendes Arbeitsumfeld mit internationalen Perspektiven
• Entwicklungsmöglichkeiten in einer der führenden Marken der Luxusbranche