Assistant.e de Direction (F/H)

Paris, France
10 April 2022
Permanent Job

Position

En tant qu'Assistant.e de Direction, et sous rattachement hiérarchique à l'Assistante de Direction du Département Digital, vos responsabilités seront les suivantes  :

 

  • Tâches de secrétariat classique 

· Accueil & filtrage téléphonique

· Gestion de l'agenda & organisation des déplacements (billets, r-v / programme, hôtels…)

· Gestion du courrier & gestion des réclamations clients - Réception des réclamations clients, demandes d’information aux filiales concernées, suivi et / ou préparation de la réponse

· Impression & suivi des mails - suivi actif de la messagerie afin que chaque mail qui appelle une réponse soit traité.

· Gestion des factures (via l’application MyPO) & notes de frais (Concur) en s’assurant du respect des procédures et des barèmes

· Organisation conférences téléphoniques / visio conférences internationales

· Préparation des présentations PowerPoint

· Classement & archivage (création d’un système d’archivage électronique cohérent)

· Travaux ponctuels de traductions

· Mise à jour permanente d’un fichier commun d’adresses et coordonnées contacts LV dans le monde entier

· Préparation des réunions hebdomadaire 

 

  • Organisation des réunions & Séminaires

· Participation active dans l’organisation, des séminaires Comité exécutifs, Presidents’ meeting, Country Managers’ meeting, séminaires équipe : coordination logistique (rooming lists, négociation des traiteurs, des restaurants et des hôtels, réservation des salles, etc.)

 

  • RH : Etablissement des plannings d’intégration des nouveaux arrivants

Profile

L'Assistant.e de Direction idéal.e aurait le profil & les compétences suivants : 

Profil

  • Bac +3
  • Maîtrise IMPERATIVE de l'outil informatique (Word, Excel, Powerpoint, bonne connaissance des fonctionnalités d’Outlook)
  • Anglais bilingue indispensable
  • 2  ans si possible dans une fonction d'assistante de direction
  • La connaissance du monde du luxe est appréciée

 

Compétences

  • Réactivité & proactivité, disponibilité, organisation claire et efficace, rigueur, autonomie, très bonne communication (Excellent niveau de rédaction en anglais et français)
  • Sens du service, empathique, anticiper, être force de proposition
  • Confidentialité, diplomatie, maturité & discrétion
  • Esprit d'équipe, très bon relationnel et diplomatie
Reference: LVM16395