Administrative Assistant

Paris, France
19 May 2022
Temporary Job

Position

En qualité d’Assistant.e Administratif, vous participerez à l’organisation de l’activité du Président en fournissant une assistance administrative dans les opérations quotidiennes et en aidant à la coordination d’autres activités plus importantes. Vous serez également un soutien pour diverses présentations et / ou tâches spécifiques au besoin.

Gestion de l’organisation et des voyages

  • Préparer les voyages et les demandes de visa: Approbation des voyages et des dépenses, vérification des vols, réservation d’hôtel, émission de billets, cartes d’embarquement, PLF, ...
  • Traiter des notes de frais et des demandes d’assurance
  • Préparer les dossiers pour pour validation par le président (notes de frais, demandes de voyage, documents juridiques, ...) et les transmettre aux parties concernées
  • Escalader et suivre les plaintes des clients

Gestion logistique et administrative

  • Mettre à jour les documents régulièrement : listes des membres de l’équipe, listes des Directeurs de Magasin, planification des voyages et des formations, jours fériés et congés de l’équipe de direction et des Directeurs de pays)
  • Mettre à jour les listes des Responsables de Magasin EMEA et transmettre les informations à l’équipe centrale en charge de la base de données du magasin et des rapports de visite du magasin
  • Coordonner la commande des fournitures de bureau
  • Gérer les abonnements presse du bureau
  • Mettre à jour les dossiers sur les serveurs (mise à jour des documents)

Gestion des évènements

Aider à l’organisation d’événements tels que des petits déjeuners & des déjeuners, des cocktails de départ, des séminaires

  • Envoyer des fleurs ou des cadeaux pour des événements exceptionnels (mariage/naissance/funérailles)

Coordination et support auprès des autres départements

  • Aide à l’intégration des nouveaux collaborateursMaintain professional relationship with all levels of Management across Louis Vuitton Global and with external parties to provide support when needed
  • Assister et maintenir le lien avec tous les niveaux de management de Louis Vuitton ainsi qu’avec les acteurs extérieurs à la société

Profile

Nous sommes impatients de parler aux premiers professionnels qui ont :

  • 2 ans d’expérience dans un poste similaire
  • Une capacité à fournir un soutien exceptionnel et proactif tout en préservant la confidentialité des données
  • Une compétence affutée en communication et en organisation, axées sur la qualité des détails
  • Une capacité à travailler dans un environnement en évolution rapide et dans un contexte commercial en constante évolution
  • Une maîtrise des systèmes informatiques tels que Microsoft Office et Concur
  • Une flexibilité pour s’adapter à différents horaires de travail en cas de besoin
  • Une très bonne maîtrise de l’anglais et du français
Reference: LVM16921